Archivo fisico

Archivo Físico

Permite organizar, controlar y administrar toda la información física de las empresas.

El apartado de Archivo Físico contiene las siguientes opciones:

Asociar Radicados A Unidades De Conservación

Asociar Radicados a Unidades de Conservación tiene por objetivo asociar cualquier radicado incluido dentro de AZ-Digital® con una Unidad de Conservación, entendida ésta como un lugar de almacenamiento de archivos, carpetas, folders, etc. Al hacer clic en este ítem, aparecerá una ventana como la siguiente, en la cual podrá realizar el proceso de asociación:

Deberá diligenciar el campo de Código Unidad Conservación y el Número Radicado con el fin de lograr realizar la asociación. Una vez haya diligenciado los campos, podrá hacer clic en el botón de asociar para terminar el proceso.

Se busca la unidad de conservación asociada a un radicado:

Al editar una unidad de conservación, se observa en la pestaña de Radicados asociados:

Al hacer Click, está lo redirige a la página de administración de los radicados y muestra la información del radicado asociado a la unidad de conservación:

Unidades De Conservación

El menú de Unidades de Conservación tiene como fin localizar una unidad en la que se encuentre una información requerida, también permite crear una unidad en la cual se desee incorporar alguna información. Al hacer clic en Unidades de Conservación aparecerá una ventana como la siguiente:

Para buscar una Unidad de Conservación deberá diligenciar los campos de la imagen y luego hacer clic en el botón de Buscar. Si no conoce ninguno de los datos a diligenciar , podrá hacer clic en Buscar y ahí aparecerán todas las unidades de conservación incluidas en AZ-Digital®, como se muestra en el siguiente imagen:

Para crear una unidad de conservación, deberá hacer clic en Crear Unidad Conservación y allí aparecerá la siguiente pantalla:

Se deben llenar cada uno de los campos, y asociar el lote de rotulación. Para ello es necasario realizar la creación del lote de rotulación, y posteriormente dar clic en el botón agregar.

Para solicitar préstamos seleccione el check de la unidad de conservación, posteriormente en la opción acciones de clic en solicitar préstamo, seguidamente de clic en ejecutar como se muestra en la siguiente imagen :

Después de seleccionar Solicitar Préstamo muestra la siguiente pantalla, donde se ingresa la Fecha Esperada Devolución, podrá agregar observaciones y a continuación de clic en Actualizar. (Tenga en cuenta que al usuari coordonador de archivo es el que maneja los estados de las unidades de consevacion).

Para imprimir masivamente rótulos seleccione el check de la unidad de conservación, posteriormente en la opción acciones de clic imprimir masivamente rótulos, seguidamente de clic en ejecutar como se muestra en la siguiente imagen:

A continuación aparecerá la información solicitada en pdf, en donde la podemos descargar e imprimir, así como se muestra en la siguiente imagen:

Si desea conocer más en detalle la información de cada unidad, podrá hacer clic en el botón Editar, así como se muestra en la siguiente imagen, en esta opción también se puede eliminar una unidad de Conservación dando clic en el botón eliminar, aparecera un Pop-Up en el que pide confirmar la eliminación de la unidad de conservación. x

Después aparecerá la siguiente ventana mostrando los detalles de la unidad:

Si desea generar rótulo, daremos clic en el botón y enseguida mostrará la siguiente imagen con su resumen correspondiente de la unidad, así como se muestra en la siguiente imagen:

Si desea consultar los préstamos de la unidad de conservación, de clic en el botón el cual generará la siguiente pantalla, trayendo los préstamos asociados a la unidad de conservación.

Si desea consultar la trazabilidad del préstamo desde su inicio, de clic en y allí se mostrará un resumen detallado sobre los préstamos realizados, así como se refleja en la siguiente imagen.

Si desea cambiar el estado de solicitud de la unidad de conservación, daremos clic en el check de la unidad de conservacion, seleccionando el registro al cual deseamos cambiar dicha solicitud. Después de seleccionado, desplegamos el campo Acciones y de clic en Cambiar Estado Solicitud, enseguida a esto, daremos clic en Ejecutar. Así como se muestra en la siguiente imagen:

A continuación mostrará el estado de la unidad, al cual se le cambiará el estado por cancelado y posteriormente de clic en Actualizar. Así como se muestra en la siguiente imagen.

EXPORTAR INFORMACION

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Cargue De Unidades de Conservación

• Utilizar la plantilla:

http://subversion.analitica.com.co:8023/AZDigital/Docs/Plantillas%20de%20Cargue/Cargador%20de%20Inventarios/Ejemplo%20Rotulacion%20Unidades%20Conservacion%20y%20Asociacion%20Contenedores.xlsx, para la carga y/o edición de las unidades de conservación bien sea con los datos que se encuentran en esta o con datos diferentes ingresando valores en los campos Folio Inicial, Folio Final y Correlativo:

• Antes de realizar el cargue y/o edición es importante configurar la plantilla con los datos correspondientes a Host, Url, Lote de Rotulación y especificar el Código Archivístico de la Serie o SubSerie Documental:
  • Se debe especificar es Host y la URL correspondiente del AZDigital donde se desea cargar la información de Unidades de Conservación:

• El lote de rotulación debe corresponder con alguno que este creado en Archivo Físico -> Lotes de Rotulación:

• Para este caso el Lote de Rotulación será Licencias Pesqueras:

• La colección será Actas de Eliminación de Documentos, para consultar su Código Archivístico se puede hacer de la siguiente manera:
  • Ir a Gestión de Contenido y buscar la Serie o SubSerie Documental, dar clic en mas información o ingresar en la Serie o SubSerie:

• El Código encerrado en los recuadros de las imágenes anteriorres debe ir en el campo Codigo Serie o SubSerie:

• Realizar el cargue de los datos y validar que se visualicen en AZDigital en el módulo de Archivo Físico -> Unidades Conservación:

• Ejecutar la edición de las Unidades de Conservación cambiando los valores de todos los campos a excepción del campo No Expediente:

• Los pasos anteriores también aplican tanto para la edición como Creación de Contenedores que se encuentran en la misma plantilla:

Inventario Documental

---

Formato único de inventario documental (FUID) físico

De clic en Inventario Documental y a continuación diligencie los dos campos presentados de clic en buscar, así como se observa en la siguiente imagen.

Para poder diligenciar los campos de Unidad Administrativa y Oficina Productora se debe realizar la siguiente parametrización de la dependencia:

File:Crea dependen.PNG

Se observa la dependencia con los campos requeridos. NOTA: Las unidades de conservación deben estar asociadas a la serie de la dependencia correspondiente para poderlas observar en el Reporte Inventario Documental.

Se llenan los campos requeridos como se observa en el ejemplo, asociando la estructura, colección y bandeja de entrada correspondientes:

Posteriormente se visualizará la ventana de windows para descargar el documento en formato PDF donde se refleja el inventario deseado, como se observa a continuación:

Se permite escoger la naturaleza del expediente, el expediente físico corresponde al FUID anterior y el expediente digital se presenta a continuación:

---

Formato único de inventario documental (FUID) digital

---

• En verde se observa la fecha de carga del archivo.
• En naranja la fecha de creación del directorio, en caso de que no contenga archivos
• En amarillo la fecha del archivo más reciente.

Si se encuentra una carpeta dentro del directorio y contiene archivos, se puede crear la tabla de contenido, con la cual se obtiene el rango especificado en color verde para el campo de Número de folios:

Contenedores

El menú de Contendores tiene como fin localizar un contenedor en la que se encuentre una información requerida, también permite crear contenedores. Al hacer clic en contenedores aparecerá una ventana como la siguiente:

Para buscar un Contenedor deberá diligenciar los campos de la imagen y luego hacer clic en el botón de Buscar. Si no conoce ninguno de los datos a diligenciar, podrá hacer clic en Buscar y ahí aparecerán todos los contenedores como se muestra en el siguiente imagen:

Para crear un Contenedor, deberá hacer clic en Crear Contenedor y allí aparecerá la siguiente pantalla:

Se deben llenar cada uno de los campos y posteriormente dar clic en el botón agregar.

Si desea conocer más en detalle la información de cada Contenedor, podrá hacer clic en el botón Editar, esta opción también nos permite eliminar un contenedor, dando clic en la opción Eliminar donde aparecerá un Pop-Up confirmando la eliminación del contenedor. así como se muestra en la siguiente imagen:

Después aparecerá la siguiente ventana mostrando los detalles del Contenedor:

Si desea generar rótulo, daremos clic en el botón y enseguida mostrará la siguiente imagen con su resumen correspondiente del Contenedor, así como se muestra en la siguiente imagen:

EXPORTAR INFORMACION

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Asociar Unidades Conservación A Contenedores

La opción Asociar Unidades Conservación a Contenedores tiene como fin generar una estructura mayor de almacenamiento, podrá asociar una Unidad que es una porción pequeña de archivamiento de carpetas con un Contenedor que tiene más información. Cuando haga clic en Asociar Unidades Conservación a Contenedores aparecerá una ventana como se muestra a continuación:

Para poder realizar la asociación entre la unidad y el contenedor, deberá diligenciar los dos campos requeridos que se basan en dos códigos, el del contenedor y el de la unidad de conservación. Una vez haya diligenciado estos dos campos, haga clic en asociar y el proceso habrá terminado.

Asociar Contenedores A Celdas De Almacenamiento

La opción Asociar Contenedores a Celdas de Almacenamiento tiene como fin generar una estructura aún mayor de almacenamiento, pues se podrá asociar un Contenedor con una Celda de Almacenamiento que tiene más información. Cuando haga clic en Asociar Contenedores a Celdas de Almacenamiento aparecerá una ventana como se muestra a continuación:

Para poder realizar la asociación entre el contenedor y la celda de almacenamiento, deberá diligenciar los dos campos requeridos que se basan en dos códigos, el de la celda y el del contenedor. Una vez haya diligenciado estos dos campos, haga clic en asociar y el proceso habrá terminado

Lotes de Rotulacion

AL ingresar a la opcion de Lotes de rotulacion podemos visualizar cada uno de los lotes creados en nuestro sistema como se pude ver en la imagen

Se puede filtrar los lotes por la serie

Al Agregar Un Registro tenemos la siguiente interfaz en la que diligenciando los campos obligatorios podemos hacer clic en Actualizar para guardar el registro.

Al Editar Un Registro tenemos la siguiente interfaz en la que podemos Modificar o agregar información una ves realizado podemos hacer clic en Actualizar para guardar el registro, adicionalmente podemor eliminar un lote de Rotulacion haciendo clic en la opción eliminar, saldrá un Pop.Up confirmando la eliminación del lote de Rotulacion.

EXPORTAR INFORMACION

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Indexar Archivo Físico

Al dar clic en Indexar Archivo Físico nos mostrará la siguiente pantalla con los índices creados y parametrizados previamente.

Se deben diligenciar como mínimo los campos obligatorios y dar clic en el botón agregar, posteriormente se despliega en pantalla con los datos indexados como se muestra en la siguiente imagen :

Consultar Archivo Físico

Al dar clic en Consultar Archivo Físico nos mostrará la Siguiente Pantalla con los índices en los cuales podemos buscar la información previamente indexada.

Para buscar simplemente se digita un dato en los campos del buscador y se da clic en buscar, aparecerá una pantalla con los resultado de la coincidencia como se muestra en las siguientes imágen:

Valoración Documental

Las tablas de retención y valoración documental, se realizan por periodos o hitos históricos, mediante la administración de Series, Subseries, dependencias y entidades históricas; así como diferentes tiempos de retención, disposición final y transferencias documentales. Al dar clic en valoración documental muestra todos los registros que se tienen ingresados en la plataforma, así como se muestra en la siguiente imagen:

Si desea agregar registros en valoración documental, de clic en Agregar Registro y a continuación diligencie los campos requeridos y posteriormente agregar, como se aprecia en la siguiente imagen:

Después de agregar nos mostrará el nuevo registro de valoración documental.

Podemos realizar un filtro para identificar ciertos registros o visualizar todos sin realizar el filtro Así como se muestra en la siguiente imagen.

Si deseamos ver en PDF la tabla de valoración documental con el registro creado anteriormente, de clic en , allí aparecerá el informe detallado.

Editar Registro y Eliminar

Esta opción nos permite modificar o agregar información al formulario, adicionalmente podemos eliminar el registro haciendo clic en la opcion eliminar como se muestra en la siguiente imagen.

Exportar Información

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Periodos Valoración

Los Periodos Valoración son ciclos donde se valoran los documentos en determinado lapso de tiempo. Al dar clic en periodo de valoración como se muestra en la siguiente imagen:

Al dar clic en periodos de valoración nos mostrará la siguiente imagen.

Si deseamos registra un nuevo periodo de valoración documental, de clic en agregar registro, seguidamente nos mostrara una imagen como aparece a continuación:

Al diligenciar los campos, de clic en agregar. A continuación aparecerán todos los registros creados en periodos de valoración documental.

si deseamos eliminar un periodo de valoracion, hacemos clic en Editar y hacemos clic en eliminar, aparece un pop-up indicando si deseamos eliminar. como muestra la imagen, también al hacer clic en editar podemos modificar o actualizar la información del formulario.

Series Documentales

Al dar clic en series documentales, me mostrara la siguiente imagen.

Si desea agregar un nuevo registro, de clic en agregar registro, y a continuación diligencie los datos requeridos y dé clic en agregar.

Al diligenciar los campos, de clic en agregar. A continuación aparecerán todos los registros creados.

Si desea buscar un registro de serie documental, dé clic en filtrar información y a continuación seleccione los datos pertinentes de cada campo, seguidamente de clic en Filtrar. Así como se muestra en la siguiente imagen:

si deseamos eliminar un registro, hacemos clic en Editar y hacemos clic en eliminar, aparece un pop-up indicando si deseamos eliminar. como muestra la imagen

Exportar Información

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Entidades Valoración

De clic en entidad valoración, le mostrará la siguiente imagen:

Si desea agregar un nuevo registro de clic en agregar registro le mostrará la siguiente imagen:

Después de registrar los datos requeridos, de clic en agregar. Le mostrará la siguiente imagen con los registros que se han creado.

si desea eliminar un registro haga clic en Editar aparece una interfaz en la que dará clic en Eliminar, y seguido aparecerá un pop-up en el que dice si deseamos eliminar el registro, como muestra la imagen. Al dar clic en Aceptar el Registro es eliminado del sistema, en esta opción también al dar clic editar podemos modificar o agregar información que contiene el formulario luego de actualizarlo se da clic en Actualizar para que los cambien guarden exitosamente.

EXPORTAR INFORMACION

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Dependencias Valoración

De clic en dependencias valoración, le mostrará la siguiente imagen:

Si desea agregar un nuevo registro de clic en agregar registro , le mostrará la siguiente imagen:

Después de registrar los datos requeridos, de clic en agregar. Le mostrará la siguiente imagen, con los registros que se han creado.

Para realizar un filtro de los registros hacemos clic en la opción filtrar información y filtramos por Entidad, una ves seleccionada se hace clic en flitrar, como muestra la imagen:

Eliminar y Editar Registro

si desea eliminar un registro haga clic en Editar aparece una interfaz en la que dará clic en Eliminar, y seguido aparecerá un pop-up en el que dice si deseamos eliminar el registro, como muestra la imagen. Al dar clic en Aceptar el Registro es eliminado del sistema, en esta opción también podemos modificar o agregar información al registro, una ves actualizado se hace clic en Actualizar para que los datos sean guardados exitosamente.

EXPORTAR INFORMACION

Esta opción nos permite extraer la información de AZDitial en formato Excel, CSVC, TAB, XML o PDF, una ves escogido el formato se da clic en esta pagina o todas según sea necesario.

Nos aparece la ventana de windows en que selecionaremos en que parte sera guardada la informacion y con que nombre, por defecto nos aparece contenido de carpeta y la fecha en que se exporto, se guarda y podemos visualizarlo de la siguiente manera:

Al abrir el documento

Plantillas de Cargue

TRD

Plantilla para Cargue de TRD

Archivo Fisico