Manual de Usuario AZDigital v6.0

From Wiki Analitica
Jump to: navigation, search
Manual-usuario.jpg

Introducción

El manual de usuario de AZ-Digital, está destinado a todos los usuarios del Sistema de Gestión de contenido empresarial AZ-Digital Enterprise Edition para brindar mejor manejo, fácil acceso y organización de la información almacenada y utilizada en cada una de las empresas. Esta guía se ha redactado dando por entendido que AZ-Digital ya se encuentra instalado y probado.

Documentación Relacionada

El manual de usuario de AZ-Digital es parte de la documentación del producto. El paquete de AZ-Digital incluye también: Manual de SGP (Sistema de Gestión de Procesos) El SGP es el producto de Analítica que permite la gestión y automatización de procesos. Se incluye el manual de SGP debido a que AZ-Digital se apoya en algunos de sus procesos en la generación del código del SGP. Manual de Indexación.

Manual de usuario SGP

Una de las funcionalidades más poderosas de AZ-Digital es poder gestionar los índices de búsqueda para los contenidos que se coloquen en AZ-Digital, lo cual requiere modelar un diagrama Entidad - Relación de los índices, adicionalmente utilizar el generador de código del SGP para crear la interfaz gráfica y utilizarlos de manera adecuada. Éste manual lo guiará en cada una de estas etapas.

Presentación General

Introducción

AZ-Digital es un eficaz Sistema de Gestión de contenido Empresarial (ECM por su sigla en inglés), desarrollado para manejar grandes volúmenes de información de una manera sencilla y eficiente. Por medio de AZ-Digital su empresa podrá administrar toda la información no estructurada de su organización a través de una sencilla y confiable interfaz vía Web.

Con AZ-Digital las empresas podrán almacenar de manera centralizada cualquier tipo de contenido digital - documentos escaneados o electrónicos, contenidos para Internet, archivos XML, fotografías, videos, archivos compactados, contenido colaborativo (mensajes instantáneos, foros de discusión, correo electrónico), etc.

Gracias a que AZ-Digital es 100% Web, es posible escanear documentos de manera descentralizada y moverlos entre los usuarios responsables del procesamiento de dichos documentos a lo largo y ancho de la organización, eliminando el papel y sus costos asociados y logrando de esta manera la implementación de la Oficina “Cero Papel”

Modelo de Operación

AZ-Digital permite realizar el seguimiento y control de los documentos desde que ingresan a su empresa (vía ventanilla de radicación, e-mail, fax o documentos internos) y administrar su ciclo de vida.

AZ-Digital permite recrear la estructura orgánica de su organización, manejando los conceptos de Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, permitiendo la organización jerárquica de la información. Así mismo, permite aplicar las Tablas de Retención Documental y su implementación a través de los inventarios documentales.

AZ-Digital es capaz de manejar cualquier formato electrónico (.tiff, .pdf, .doc, .xls, .avi, .wav, etc.) y permite definir y personalizar índices de consulta de acuerdo a la categoría de los documentos (Tipos Documentales), haciendo que la búsqueda y recuperación de contenidos sea más rápida y eficiente.

AZ-Digital maneja un repositorio de información centralizado en una Base de Datos (MySQL y MS-SQL SERVER) que es administrado de manera descentralizada por cada usuario del Sistema de acuerdo a los permisos definidos en su perfil. Es importante resaltar que AZ-Digital maneja integridad referencial, por lo que mantiene estabilidad en la Base de Datos y protege la información de usuarios que desconozcan la estructura de la información que maneja AZ-Digital.

Modeloper.png

AZ-Digital se soporta en una arquitectura de 4 capas:

  • Servidor Web
  • Servidor de Aplicaciones
  • Servidor de Base de datos
  • Sistema de Almacenamiento

Si bien es posible que para infraestructuras de gran envergadura se requiere tener servidores independientes para cada uno de estos elementos, el Sistema también se puede instalar bajo un solo ambiente.

Sistema Almacenamiento.jpg

El Sistema permite la creación de estructuras (organigramas), colecciones (archivadores), carpetas (expedientes) y documentos (folios) en niveles jerárquicos ilimitados. Más adelante se describen cada uno de estos conceptos.

Estructura.png

Usuarios y Perfiles

Descripción de los tipos de usuarios

AZ-Digital maneja únicamente estos 10 tipos de usuarios:

  • Administrador: El usuario Administrador, cuenta con un control total de los módulos que conforman la aplicación, permitiendo: parametrización de los mismos, gestión de usuarios, control de seguridad, otorgamiento de permisos, entre otros.
  • Administrador Usuarios: Cuenta con las funciones de creación de usuarios, creación de colecciones, creación de bandejas de entrada, asignación de roles por cargo, otorgar permisos al usuario en colecciones, formatos, sellos y comentarios, bandejas de entrada, ventanillas de radicación. e.t.c.
  • Coordinador Archivo: Este tipo de usuario permite tener el manejo completo del módulo de Archivo Físico incluyendo su parametrización. El Coordinador de Archivo Físico realizará el manejo tanto de préstamos como transferencias y la gestión como tal de Archivo Físico.
  • Radicador: Este tipo de usuario permite tener el manejo completo del módulo Radicación incluyendo su parametrización. De igual forma, permitirá el manejo completo de indexación, permitiendo la creación y gestión de índices documentales. De igual forma podrá generar reportes de acuerdo a diferentes criterios que se encuentren en el módulo de Radicación.
  • Usuario de Mensajería: Este usuario podrá revisar y gestionar las listas de entrega que tenga a su cargo.
  • Distribuidor o Coordinador de Mensajería: El usuario Coordinador podrá tener un manejo completo del módulo de Mensajería incluyendo su parametrización, generación de planillas y gestión de las mismas. De igual forma podrá generar reportes de acuerdo a diferentes criterios que se encuentren en el módulo de Mensajería.
  • Usuario Interno: El Usuario Interno podrá gestionar los documentos a los que cuente permisos dentro del Sistema, de igual forma podrá recibir automáticamente documentos o archivos que hayan sido radicados a su nombre, podrá generar radicados de salida o solicitudes de radicación al igual que gestionar flujos de trabajo en donde éste intervenga.
  • Usuario Externo: Este usuario podrá acceder únicamente a carpetas públicas o que cuente con permiso a alguna carpeta o colección dentro del sistema.
  • Coordinador de Radicación y Archivo Físico: Cuenta con las funciones de un Radicador y Coordinador de Archivo Físico.
  • Coordinador de Radicación y Mensajería: Cuenta con las funciones de un Radicador y Coordinador de Mensajería.
  • Coordinador de Radicación, Archivo Físico y Mensajería: con las funciones de un Radicador, Coordinador de Archivo Físico y Coordinador de Mensajería

Nota: Los perfiles existentes dependen en gran medida de los permisos que le hayan sido asignados a los diferentes usuarios y a su vez, a los cargos que estos tengan asignados, pues es necesario recordar que no todos los usuarios tienen permiso a todas las colecciones.


Navegando por AZ

Introducción

Este capítulo presenta la interfaz de usuario de AZ-Digital y brinda una descripción general de cómo debe utilizarse AZ-Digital. Utilice este capítulo para familiarizarse con AZ-Digital.

Bienvenido.PNG

Cómo ingresar a AZ-Digital

Introducción

Este capítulo explica cómo operar AZ-Digital utilizando la configuración predeterminada y el acceso a los contenidos documentales que con su perfil de usuario AZ-Digital le sean permitidos. Este capítulo dará explicación a todas las funciones del manejo documental para que el usuario tenga una provechosa utilización de todos los servicios de AZ-Digital.

Ingreso a AZ-Digital

Para ingresar a AZ-Digital sin importar el tipo de usuario, deberá ingresar bajo el mismo procedimiento: el sistema autentica al usuario y autoriza la entrada al módulo correspondiente de acuerdo con su tipo de usuario.

Debido a que AZ-Digital es un sistema Web deberá ingresar por medio de su navegador.


Nota: Aunque AZ-Digital funciona en una considerable cantidad de exploradores, es posible que no funcione en todos, lo cual puede incurrir en un desarrollo adicional. Los recomendados por Analítica S.A.S. Son Microsoft Edge Versión 84.0.522.52, Mozilla Firefox 79.0, Google Chrome Versión 84.0.4147.105; inclusive es posible acceder a él desde dispositivos móviles.


Para ingresar a AZ-Digital

1. Abra el navegador de su preferencia. 2. En el “path” de direcciones escriba la ubicación según corresponda a la ruta en la que se encuentra instalado AZ-Digital. Aparecerá a continuación una ventana como la siguiente:

InicioAZN.png

3. Digite el nombre de usuario con su respectiva contraseña.

InicioN.png
Recuperar la Clave (Password)

Si no recuerda su contraseña, puedes usar nuestra utilidad de recuperación de clave, la cual le permite de una forma simple contar con una contraseña siguiendo los siguientes pasos:

  • Al ingresar usuario y contraseña, el sistema le genera Login incorrecto, así como
LoginIncorrectoN.png
  • De clic en Olvidó su Contraseña, le mostrará la siguiente ventana
Recuperar Clave.PNG
  • Ingrese los datos solicitados, seguidamente de clic en Buscar
Envio Email Recuperar Clave AZ.PNG
  • Ingresar al correo diligenciado anteriormente y encontrará un enlace que nos llevará a la recuperación e ingreso al sistema. como se observa en la siguiente imagen:
Email Recuperar Clave AZ.PNG
  • De clic en el enlace de color azul para restablecer la contraseña, a continuación visualizará la siguiente imagen:
Recuperar Clave2.PNG
  • Ingrese la nueva contraseña y de clic en cambiar
Cambiar Clave Exitoso.PNG
  • Automáticamente llegará de nuevo un mensaje al correo, avisando del cambio exitoso.
Email Recuperar Clave Exitoso AZ.PNG

Menús de Operación

MenuNPrincipal.png


Módulos

Tests

El sistema ahora cuenta también con la posibilidad de testear el funcionamiento de la configuración que permite la generación y procesamiento de los PDF's con la url “Test” (Debe estar logueado en AZ para verla):

Test 1.png

Se puede observar el tipo de test aplicado, el resultado y en algunos casos también podrá consultarse tanto el archivo interviniente como el resultado:

Test 2.png

Si el resultado no es exitoso deberá entonces ajustarse la configuración del sistema hasta que el test salga correcto.

La sección de test permite también consultar la información de configuración de PHP. Esta muestra si la versión de PHP es mayor a la 5.6 y si esta tiene todas las librerías requeridas:

Test 3.png

Glosario

Archivo Central: Lugar donde se almacenan los documentos que se debe retener por un periodo de tiempo y que ya no son usados en las actividades diarias de la organización. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

En este estado se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

  • Organización,
  • Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos.

Archivo de Gestión: Lugar donde se almacenan los documentos que son usados constantemente en las actividades diarias de una organización. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

En este estado se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

  • Producción,
  • Recepción,
  • Distribución,
  • Trámite,
  • Organización,
  • Consulta,
  • Conservación, y
  • Disposición final de documentos.

Archivo Histórico: Lugar donde se almacenan los documentos que tiene algún valor para la organización y que ya cumplieron el periodo de retención obligatorio

En este estado se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

  • Organización,
  • Consulta,
  • Conservación, y
  • Disposición final de documentos.

Arquitectura de Software: Un grupo de reglas que definen la estructura de un sistema y las relaciones entre sus partes.

BPEL (Business process modeling language): Estándar para documentar los flujos de ejecución de los procesos en un gestor de procesos, este estándar permite asociar reglas de comportamiento y servicios de negocio para automatizar el flujo de negocio.

Categorizar: Acción de asignar un índice a un documento o estructura de información (documento, carpeta, colección).

Centro de Datos: Lugar para realizar la instalación de la infraestructura técnica, el cual presenta las características idóneas para la conservación de estos elementos, como lo son, corriente regulada, control de temperatura y humedad.

Centro de Cómputo: Véase Centro de datos.

Clúster: Mecanismo que permite tener una combinación de dos o más servidores, generando como beneficio una infraestructura robusta a prueba de fallas.

Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo, y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Document Management: Ver sistema de Gestión Documental. Email Archiving: Funcionalidad de un Sistema de Gestión Documental que permite archivar e indexar correo electrónico de manera manual o automática.

Enterprise Content Management (ECM): Ver sistema de Gestión Documental.

Expediente: Estructura archivística que agrupa folios de una misma índole, normalmente es una carpeta legajadora.

Fax Server: Software de computador que permite recibir y enviar faxes directamente a través de las líneas telefónicas sin necesidad de imprimirlos en papel.

Firma Digital: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; Art.2 Ley 527/99

Flujos de Trabajo Naturales: Es la capacidad de un Enterprise Content Management de permitir el fluir documentos entre los usuarios del sistema creando un flujo de trabajo manual. Se diferencia de un Flujo de trabajo automático (Workflow) en que es el usuario quien define a quién se debe enviar el documento en el siguiente paso y no está programado en la aplicación.

Folio: Unidad mínima documental, normalmente es una hoja de papel la cual puede tener valor por ambas caras. Formularios Electrónicos: Documentos electrónicos a través de los cuales se ingresa la información en los sistemas de información de la empresa.

Formularios Inteligentes: Véase Formularios Electrónicos.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestor de Procesos (Business Process Management): Automatización de los procesos del negocio, en la mayoría de los casos se transfiere un documento, información o una tarea de un participante a otro, esto se realiza de acuerdo a una serie de reglas, un proceso de negocio es una serie de flujos de trabajo y tareas que le proveen un producto o servicio a un cliente. Un gestor de procesos es una combinación de administración de procesos, flujos de trabajo y tecnología.

Hot swap: Característica que tiene un servidor para permitir el retiro e inclusión de discos duros sin tener que apagar el servidor para realizar esta tarea.

ICR (Inteligent Character Recognition): Forma avanzada de reconocimiento de caracteres (OCR), que tiene la capacidad de aprender nuevas fuentes durante el proceso de reconocimiento, también usar contextos para aumentar la probabilidad de realizar el reconocimiento del texto y realizar reconocimiento de letra manual.

Indexar: Acción de digitar información o cargar los campos que componen un índice (llaves de búsqueda) se le denomina indexar o indizar un documento o una estructura de información (estructura, colección o carpeta).

LDAP: Protocolo estándar para acceder esquemas de directorios (Lightweight Directory Access Protocol).

Módulo: Se refiere generalmente a una entidad, empresa o departamento, ya que AZ-Digital es un software multiempresa la búsqueda generalmente debe especificar sobre qué módulo de indexamiento se realizará la búsqueda, los campos de indexación o categorías son diferentes en cada módulo que esté dentro de AZ-Digital.

OCR (Optical Character Recognition): Técnica en la cual se realiza el análisis de una imagen que contiene caracteres que pueden ser identificados por una máquina, y luego convertidos en texto.

OMR (Optical Mark Recognition): Detecta la presencia o ausencia de marcas en áreas definidas, por ejemplo el procesamiento de cuestionarios y pruebas.

Organigrama: Diagrama que plasma la estructura organizacional de una empresa. Normalmente se presenta como un árbol en donde en la punta se ubica al gerente general y de ahí se desprenden todos los empleados de la organización.

Radicación documental: Proceso por medio del cual se asigna un identificador unívoco a un documento y se le asocia cierta información que se considere relevante a la hora de ingresar a la organización, tal como la fecha y hora de recepción. En la radicación documental se acostumbra crear Stickers que contenga el identificador en código de barras de tal manera que se pueda pegar tanto al original como a la copia. De esta manera la persona que entrega el documento puede luego hacer referencia a él a través de dicho identificador.

RAID (Redundant Array of Independent Disks): Combinación de dos o más discos duros que se combinan para crear un esquema de tolerancia a fallas.

Records Management: Le permite a una empresa asignar un ciclo de vida específico a piezas de información desde su creación hasta su disposición. Un registro no es necesariamente un documento, todos los documentos son registros potenciales, pero no al revés. Un registro es esencial para el negocio, un documento es un contenedor de información, los registros son documentos con valor.

Reglas de Negocio: Son lineamientos globales que aplican a más de un proceso del negocio y que son particulares a una organización.

Retención: Tiempo que un documento debe permanecer almacenado.

Sección: División organizacional de una empresa, normalmente de primer o segundo nivel. En este nivel se encuentran los gerentes, vicepresidentes o directores de una empresa.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Informes, entre otros.

Servidor de Aplicaciones: Sistema que permite la publicación de servicios en un solo lugar, facilitando la logística de publicación y puesta en producción de aplicaciones.

Servidor de Datos: Sistema dedicado al almacenamiento de información. Sistema de Generación de Correspondencia Masiva: Sistema que apoya el proceso de generación de correspondencia masiva, tal como cartas a multiafiliados, cartas de recobros, cartas de escolaridades, entre otras.

Sistema de Gestión Documental: Sistema que apoya el manejo de los procesos documentales de la empresa, el cual se compone de los siguientes módulos: Archivo, Correspondencia, Administrador de Contenido, Gestor de Procesos y Gestión de Calidad.

SOA (Service Oriented Architecture): Es un framework para integrar procesos de negocio y soportar una infraestructura de IT con servicios de componentes de forma segura, estandarizada, los cuales pueden ser reusados y combinados de acuerdo a las prioridades cambiantes del negocio

Sub-sección: División organizacional de una empresa que forma parte de una sección superior. Normalmente son las divisiones de segundo y tercer nivel de la compañía, en donde se encuentran los subgerentes, subdirectores, asistentes, coordinadores, etc.

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al con el trámite de cada asunto.

Tabla de Retención Documental: Mecanismo por medio del cual se definen los documentos que se manejan en la organización y cuál es el tratamiento que se les debe dar para su almacenamiento, conservación y destrucción. También se entiende como el listado de series y sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tesauro: La palabra tesauro, derivado del neo latín que significa tesoro, se refiere a listado de palabras o términos empleados para representar conceptos. El término proviene del latín thesaurus, el cual tiene su origen del griego clásico, almacén, tesorería. Como neologismo del latín es acuñado a principios de la década de 1820. En el campo de la Bibliotecología o de las Ciencias de la Información, un tesauro es una lista que contiene los "términos" empleados para representar los conceptos, temas o contenidos de los documentos, con miras a efectuar una normalización terminológica que permita mejorar el canal de acceso y comunicación entre los usuarios y las Unidades de Información (Entiéndase Unidad de Información como: Biblioteca, Archivo o Centros de Documentación).

Tipo Documental o Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Tipos Mime: (Multipurpose Internet Mail Extensions), (Extensiones de Correo Internet Multipropósito), son una serie de convenciones o especificaciones dirigidas a que se puedan intercambiar a través de Internet todo tipo de archivos (texto, audio, vídeo, etc.) de forma transparente para el usuario. Una parte importante del MIME está dedicada a mejorar las posibilidades de transferencia de texto en distintos idiomas y alfabetos. En sentido general las extensiones de MIME van encaminadas a soportar:

  • texto en conjuntos de caracteres distintos de US-ASCII;
  • adjuntos que no son de tipo texto;
  • cuerpos de mensajes con múltiples partes (multi-part); e
  • información de encabezados con conjuntos de caracteres distintos de ASCII.

Unidad de Correspondencia: La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir o entrar a la empresa por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

  • Recepción,
  • Distribución,
  • Trámite,
  • Conservación y
  • Consulta de documentos.

Ventanilla de Recepción Documental: Véase Unidad de Correspondencia.

Web Services: Una familia de tecnologías que consisten de especificaciones, protocolos y de estándares de la industria que son usados por aplicaciones heterogéneas para comunicarse y colaborar con el intercambio de información entre ellos en una forma segura, confiable.

XML eXtensible Markup Language (XML): es un lenguaje simple, muy flexible formato de texto derivado de SGML (ISO 8879), diseñado originalmente para cumplir con los retos de publicación electrónica de gran escala, adicionalmente está tomando un rol importante para el intercambio de información en la web y otros lugares.


Bibliografía

Colombia. Archivo General de la Nación. Gestión documental: bases para la elaboración de un programa. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1996. 32 p. Colombia. Archivo General de la Nación. Tablas de retención documental y transferencias documentales: directrices básicas e instructivas para su elaboración. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1998. 88 p. Colombia. Presidencia de la República. Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia, 2000. 89 p. Bogotá. Alcaldía Mayor. Secretaría General. Régimen Legal de Bogotá D.C. Bogotá: Secretaría General, 2007.


Le puede interesar


Características de Az-Digital Manual de Instalación AZDigital
Caracteristicas-azdigital.jpg Manual-azdigital.jpg