GESTOR DE CONTENIDO EMPRESARIAL
Módulos de AZDigital
Este módulo permite almacenar centralizadamente y estructuradamente cualquier tipo de contenido empresarial, tales como documentos escaneados, documentos electrónicos, fotografías, videos, sonido, archivos compactados, correo electrónico, etc. Permite además la creación de estructuras orgánicas (organigrama), definir las colecciones (series y sub-series), crear carpetas (expedientes) y subir documentos en ilimitados niveles jerárquicos.
Este módulo permite la creación de ilimitadas ventanillas de radicación las cuales se encargan de controlar el ingreso y salida de los documentos de la organización, asignándole a cada documento un consecutivo de radicado parametrizable. Este módulo permite también radicar correos electrónicos (Email).
Este módulo permite controlar la recolección y el envío de los documentos físicos de la organización, tanto para la correspondencia interna como la externa. Permite la creación de lotes de mensajería los cuales son asignados a cada uno de los mensajeros distribuidos por zonas geográficas o cualquier otra característica que se requiera. Este módulo también incluye la funcionalidad de gestión vía dispositivos móviles.
Este módulo permite que se sistematice el archivo físico de la organización permitiendo las consultas de la ubicación de un expediente de manera electrónica. El módulo permite indexar (asignar palabras de búsqueda) a los expedientes físicos hayan sido o no digitalizados, de tal manera que se pueda encontrar un expediente físico por medio de sus índices.
Este módulo permite asignar imágenes prediseñadas o diseñadas por el cliente para “marcar” el estado de una actividad sobre un documento. El módulo permite ver el histórico de sellos en cada documento permitiendo tener una trazabilidad visual del documento.
Este módulo permite la creación de índices de búsqueda para cada Serie, Sub-Serie, o Tipo Documental de tal manera que se pueda encontrar cualquier expediente o documento por medio de dichas palabras de búsqueda.
Este módulo permite que se automaticen los flujos documentales de la organización. El sistema permite la creación de ilimitados flujos documentales. Por medio de este módulo los usuarios pueden realizar los trámites sobre los documentos o expedientes asignándole un estado parametrizable en cada paso (Ej. Aprobado, Rechazado, Aplazado, etc.), para que luego sean transferidos automáticamente al siguiente usuario en la cadena de aprobación de dicho trámite.
En ANALITICA S.A.S, contamos con soluciones que operan en modelo SaaS de forma independiente, las cuales interoperan con otras piezas tecnológicas mediante WebServices SOAP, integrándose de manera nativa con nuestras plataformas tecnológicas.
¿Qué es un SGDEA?
El Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA) es una herramienta esencial para la administración eficiente de documentos electrónicos dentro de una organización. Este sistema proporciona las funcionalidades necesarias para gestionar la información de manera estructurada, desde su creación hasta su disposición final, garantizando su accesibilidad y conservación a largo plazo.
Funcionalidades del SGDEA
El SGDEA, tal como se define en la Ley 594 de 2000 y el Decreto Nacional 1080 de 2015, es un sistema que cubre todas las etapas del ciclo de vida de los documentos. Esto incluye:
- Planificación y Producción de Documentos: Estructura y gestiona la creación de documentos dentro de la organización.
- Gestión y Trámite: Automatiza y organiza los flujos de trabajo, facilitando el acceso y uso de la documentación.
- Organización y Transferencia: Clasifica y transfiere los documentos a sus destinos correspondientes, según los procesos internos.
- Preservación y Valoración: Garantiza la conservación a largo plazo de los documentos y facilita su acceso cuando sea necesario.
Beneficios de Implementar un SGDEA
El uso de un SGDEA como el que ofrece AZDigital trae consigo múltiples ventajas para las organizaciones, entre ellas:
- Cumplimiento Legal: Asegura el cumplimiento de normativas como la Ley 594 de 2000 y el Decreto Nacional 1080 de 2015, que regulan la gestión documental en Colombia.
- Optimización de Procesos: Automatiza la gestión documental, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para archivar y recuperar documentos.
- Seguridad y Accesibilidad: Protege la integridad de los documentos electrónicos, asegurando su disponibilidad para consultas futuras.
- Mejora en la Organización: Facilita la organización y control de grandes volúmenes de documentos, permitiendo una gestión más eficiente y productiva.
Transformación Digital con AZDigital, el SGDEA líder en Colombia
Implementar un SGDEA en tu empresa no solo garantiza una gestión eficiente y segura de los documentos electrónicos, sino que también impulsa la transformación digital, optimizando los procesos y asegurando el cumplimiento de las normativas colombianas. Con AZDigital, líder en soluciones SGDEA en Colombia, podrás gestionar de manera integral todo el ciclo de vida documental, desde la creación hasta la disposición final, asegurando un manejo más ágil, organizado y conforme a la ley.
AZDigital es la clave para transformar la gestión documental en tu empresa, mejorando la productividad y fortaleciendo la eficiencia operativa en cada etapa.