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GESTOR DE CONTENIDO EMPRESARIAL

AZDigital® es un poderoso sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), que integra en sus módulos tecnología BPM y se instala 100% web, diseñado para manejar grandes volúmenes de información de una manera sencilla y eficiente.

AZDigital® en esta versión, se convierte en una plataforma de transformación digital, apoyando a las organizaciones en sus iniciativas, permitiendo: la automatización de procesos, la gestión de los documentos, la interacción con los clientes, y muchas otras iniciativas. Todo esto con el concepto de Low-Code, lo que permite a sus usuarios crear soluciones de negocio desde una interface y con poca necesidad de generación de código tradicional.

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Módulos de AZ Digital

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Categorías e Indexación

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Este módulo permite la creación de índices de búsqueda para cada Serie, Sub-Serie, o Tipo Documental de tal manera que se pueda encontrar cualquier expediente o documento por medio de dichas palabras de búsqueda.

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PQRSD

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Este módulo permite el registro y la gestión de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias por parte de los clientes o ciudadanos y gestionar su atención por medio de flujos de trabajo personalizados a cada entidad.

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Sellos y Comentarios

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Este módulo permite asignar imágenes prediseñadas o diseñadas por el cliente para “marcar” el estado de una actividad sobre un documento. El módulo permite ver el histórico de sellos en cada documento permitiendo tener una trazabilidad visual del documento.

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Firmas Electrónicas

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Este módulo permite estampar cronológicamente o firmar digitalmente un documento en cualquier momento en que se requiera, incluso de manera automática. Este módulo se integra nativamente con los servicios de validación de Firma Digital y estampado cronológico de las entidades de certificación autorizadas.

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Mensajería

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Este módulo permite controlar la recolección y el envío de los documentos físicos de la organización, tanto para la correspondencia interna como la externa. Permite la creación de lotes de mensajería los cuales son asignados a cada uno de los mensajeros distribuidos por zonas geográficas o cualquier otra característica que se requiera. Este módulo también incluye la funcionalidad de gestión vía dispositivos móviles.

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Flujos de Trabajo

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Este módulo permite que se automaticen los flujos documentales de la organización. El sistema permite la creación de ilimitados flujos documentales. Por medio de este módulo los usuarios pueden realizar los trámites sobre los documentos o expedientes asignándole un estado parametrizable en cada paso (Ej. Aprobado, Rechazado, Aplazado, etc.), para que luego sean transferidos automáticamente al siguiente usuario en la cadena de aprobación de dicho trámite.

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Radicación

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Este módulo permite la creación de ilimitadas ventanillas de radicación las cuales se encargan de controlar el ingreso y salida de los documentos de la organización, asignándole a cada documento un consecutivo de radicado parametrizable. Este módulo permite también radicar correos electrónicos (Email).

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Archivo Físico

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Este módulo permite que se sistematice el archivo físico de la organización permitiendo las consultas de la ubicación de un expediente de manera electrónica. El módulo permite indexar (asignar palabras de búsqueda) a los expedientes físicos hayan sido o no digitalizados, de tal manera que se pueda encontrar un expediente físico por medio de sus índices.

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Gestión de Contenido

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Este módulo permite almacenar centralizadamente y estructuradamente cualquier tipo de contenido empresarial, tales como documentos escaneados, documentos electrónicos, fotografías, videos, sonido, archivos compactados, correo electrónico, etc. Permite además la creación de estructuras orgánicas (organigrama), definir las colecciones (series y sub-series), crear carpetas (expedientes) y subir documentos en ilimitados niveles jerárquicos.

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Facturación Electrónica

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Este módulo permite la generación, transmisión y recepción de facturas electrónicas cumpliendo con el decreto 2242/15, la Resolución 0019, la Ley 1819 de 2016 y la Resolución 0072 de 2017, permitiendo a las compañías colombianas emitir, recibir y enviar a sus clientes y a la DIAN sus facturas, notas débito y notas crédito en formato electrónico.