MinTIC se transforma digitalmente gracias a la incorporación de AZDigital y AZSign.
2020 fue el año de la revolución digital. Con la pandemia miles de empresas transformaron su modelo de negocio, su forma de trabajar y los canales y herramientas tradicionales que venían utilizando para el desarrollo de sus funciones, con el fin de adaptarse a la situación que a partir de este momento marcaría la transformación digital real que desde hace unos años se estaba empezando a construir.
Este fue el caso del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), la entidad encargada de diseñar y promover planes, programas y proyectos del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para los habitantes de todo el territorio nacional. MinTIC buscaba de generar nuevos mecanismos de desarrollo en los servicios digitales, una conexión de calidad, segura y sostenible, optimización de tiempos y un aumento de la productividad. Para lograrlo firmó en 2019 un contrato con Analítica S.A.S para cambiar el sistema interno del Ministerio por dos productos de la compañía: AzDigital y AZSign. Este primer producto (AZDigital), al cual decidieron bautizar “IntegraTIC”, es un nuevo software que recopila en un solo sistema lo que durante años el Ministerio llevaba haciendo en tres sistemas distintos: Zafiro, Alfanet y el Módulo de Notificaciones. El segundo producto, AZSign, es un software que le permite a cualquier trabajador del Ministerio firmar digital o electrónicamente un documento desde cualquier lugar del mundo.
Es otras palabras, gran parte de los procesos internos y externos que desarrollaba el Ministerio ahora se pueden desarrollar en un solo software 100% digital que trajo consigo varios beneficios para la entidad: Trabajo remoto, dejar atrás el uso del papel, automatización de procesos, mejora en la gestión documental, implementación de un sistema de inteligencia artificial que permite el reparto y la respuesta automática de peticiones, quejas y reclamos (PQRSD) con la incorporación de las redes sociales dentro del sistema para poder responderlas desde el mismo programa, adaptación de la plataforma para poder trabajar desde los celulares, efectividad y ahorro de tiempo y recursos al poder trabajar todo en un mismo lugar, crear formularios, firmar digital y electrónicamente, crear flujos de trabajo y tener un tablero de control para organizar las tareas pendientes, entre otras cosas.
Para implementar este proyecto, Analítica S.A.S planteó una estrategia de trabajo que se desarrollaría en cinco fases a lo largo del año, en donde se levantó la información necesaria para la migración de los procesos y procedimientos a AZDigital. Esto se llevó a cabo a través de mesas de trabajo con el equipo encargado del proyecto en MinTIC, la organización de espacios para elaborar y concretar los “to be” o, en otras palabras, el ideal de programa que debería quedar para el desarrollo de las funciones y procesos del Ministerio. Así mismo se trabajó la puesta en producción de dichos procesos, un tiempo y espacio destinado para hacer las pruebas necesarias al sistema, realizar las revisiones y ajustes detectados para su mejora antes de su salida a producción, el desarrollo de un plan de gestión del cambio y capacitaciones dentro del Ministerio que incluyó una estrategia de comunicación y pedagogía para generar una apropiación positiva del nuevo sistema en los trabajadores, un plan de capacitación que cobijó a cerca de mil doscientos usuarios de la entidad a través de cursos virtuales de auto aprendizaje con videos, evaluaciones e instructivos divididos en nueve módulos de trabajo según los procesos y procedimientos propios del Ministerio. Adicionalmente hubo más de 30 capacitaciones virtuales personalizadas dirigidas a los grupos internos de trabajo de la entidad, en donde un capacitador explicaba los aspectos generales del sistema y respondía las preguntas puntuales que cada participante manifestaba durante la sesión, aparte de capacitaciones específicas por procesos que los trabajadores solicitaban para reforzar el aprendizaje en algún aspecto y, finalmente, videos tutoriales, e e-books electrónicos con el paso a paso para el desarrollo de algunos de los procesos con mayor demanda dentro del Ministerio: el proceso para radicar las cuentas de cobro de los contratistas, el proceso de las notificaciones y cómo responder, asignar y buscar PQRSD.
Finalmente, en diciembre de 2020 se instalaron AZDigital y AZSign dentro del Ministerio y los servidores públicos de la entidad iniciaron la migración al nuevo sistema. El trabajo con ellos aún no termina, pues para el 2021 se proyecta la puesta en producción de algunos procesos que todavía falta migrar al nuevo sistema. Además, el equipo de Analítica sigue trabajando en el soporte, apoyo y gestión del cambio y capacitación interna del Ministerio, para que esta transformación digital se dé la mejor forma posible.
