En algún momento de nuestras vidas, todos hemos necesitado solicitar la firma de un documento, ya sea para formalizar un acuerdo comercial, concretar una compra o alquiler de una propiedad, obtener un consentimiento informado o completar un complicado formulario. En muchas ocasiones, nos hemos encontrado con el desafío de no contar con los recursos necesarios para gestionar estos contratos de manera eficiente y sencilla.

La firma de documentos puede convertirse en un obstáculo que dificulta que las partes acepten los acuerdos comerciales, ya sea debido a la falta de conocimiento o a procesos complicados. En este artículo, explicaremos cómo simplificar este proceso tanto para las empresas como para los usuarios, aprovechando una herramienta extremadamente amigable: AZSign.

El Desafío de Solicitar Firmas Electrónicas

En el entorno empresarial, resulta fundamental obtener la firma de contratos para avanzar en los procesos. Sin embargo, este paso a menudo se convierte en un proceso complicado y lento, lo que puede llevar a que los clientes interesados desistan.

La Necesidad de una Solución Automatizada

Las empresas buscan formas de simplificar este proceso y proporcionar una experiencia de servicio óptima a sus clientes. Desean obtener información bien estructurada, completa y precisa al realizar una firma de documento. Para lograrlo, es esencial asegurar la trazabilidad del documento y obtener la validez legal que otorga un certificado electrónico.

AZSign: La Herramienta que lo Hace Posible

La clave reside en contar con una herramienta que permita automatizar el proceso de firma electrónica sin necesidad de depender de un equipo de tecnología. Con AZSign, los usuarios pueden iniciar el proceso de solicitud de firma de un acuerdo con total confianza y sin temor, gracias a la facilidad con la que esta herramienta les permite agregar los diferentes roles de firmantes y crear la secuencia de personas que deben firmar el documento.

Cada firmante recibirá la solicitud de firma en su correo electrónico en un orden predefinido. En caso de que la compañía lo requiera, se puede incorporar el servicio de doble factor de autenticación de identidad mediante OTP. A medida que los firmantes respondan a la solicitud de firma, podrán decidir si desean incluir una imagen de su firma o realizar una firma a mano en el dispositivo. Además, tendrán la posibilidad de personalizar sus datos de firma. Cada vez que un firmante complete su firma, el siguiente en la secuencia recibirá una notificación e invitación para firmar, hasta que se concluya todo el ciclo.

Durante este proceso, la persona que inició el flujo de firma puede revisar minuciosamente la trazabilidad del documento, identificando quiénes han leído el documento en cada etapa.

Factores Diferenciadores de AZSign

En contraste con las herramientas de firma electrónica convencionales, que suelen admitir únicamente algunos tipos de documentos, AZSign permite trabajar con documentos en formato PDF y también con documentos generados en Word. Además, se ha desarrollado una solución específica mediante plantillas, lo que permite al creador del documento indicar dónde desea ubicar la firma solicitada y los campos personalizados dentro del mismo. Esto brinda una flexibilidad adicional a la hora de personalizar los documentos y adaptarlos a las necesidades específicas.

Un punto destacado adicional es que el servicio de firma electrónica de AZSign se ofrece en la nube, lo que garantiza un acceso rápido y seguro, respaldado por los servicios de backup de Google.

En resumen, AZSign se destaca por su versatilidad, accesibilidad y seguridad al ofrecer una solución integral para la firma electrónica de documentos.

Aprovechando al Máximo los Beneficios de la Firma Electrónica con AZSign

En la actualidad, es esencial aprovechar al máximo las herramientas de firma electrónica, ya que indudablemente ofrecen numerosos beneficios para agilizar los procedimientos y reducir el impacto ambiental mediante la eliminación del uso del papel.

Estos son algunos de los beneficios que la firma electrónica con AZSign brinda:

100% Validez Jurídica: Cumple con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 sobre la firma electrónica, garantizando la validez legal de los documentos firmados electrónicamente.

Autenticación de la Identidad: Implementa autenticación basada en uno o dos factores, lo que incluye algo que el usuario sabe (correo electrónico) y algo que el usuario posee (confirmación vía SMS al celular con una clave OTP), asegurando la identidad de las partes involucradas.

Integridad de los Documentos: Al concluir el proceso de firma, el documento se firma digitalmente con un Certificado Digital de Persona Jurídica para garantizar su integridad y autenticidad.

No Repudio: La trazabilidad de cada firma y la autenticación del firmante quedan registradas en el mismo documento, permitiendo verificar la fecha, hora y dirección IP de cada etapa del proceso de firma, evitando cualquier negación posterior de las partes involucradas.

No Suplantación: La autenticación de cada firmante se basa en los datos proporcionados al inicio de un acuerdo, lo que garantiza que nadie más pueda realizar la firma en su nombre.

Movilidad: El proceso de creación de acuerdos y la firma de documentos se pueden llevar a cabo desde cualquier dispositivo móvil, lo que ofrece flexibilidad y conveniencia.

Agilidad y Oportunidad: La creación de un acuerdo de firma electrónica es un proceso que dura menos de dos minutos, y la firma se realiza en segundos, lo que acelera significativamente los procesos comerciales.

Ahorro de Tiempo y Recursos: El servicio permite implementar flujos de revisión y aprobación antes de la firma, lo que agiliza cualquier trámite de negocios y ahorra recursos valiosos.

Brinda Confianza al Firmante: Los firmantes tienen la opción de estampar su imagen de firma autógrafa o firmar digitalmente en la pantalla de su celular. Además, pueden seguir el estado del proceso de firma y recibir el documento firmado por todas las partes al final del proceso.

En conclusión, es el momento de prestar atención a esta tecnología y aprovechar al máximo sus ventajas, tal como lo han hecho diversas entidades gubernamentales y empresas del sector privado.

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